Co to jest podpis notarialnie poświadczony?

Poświadczenie własnoręczności podpisu to jedno z codziennych zadań notariusza. Istnieje szereg czynności prawnych, dla których podpis notarialnie poświadczony jest niezbędny. W poniższym artykule podpowiadamy m.in. na czym polega poświadczenie podpisu przez notariusza, kiedy jest ono niezbędne oraz na jakie koszty należy się przygotować. 

Podpis notarialnie poświadczony – co to jest? 

Poświadczenie podpisu przez notariusza to stwierdzenie przez niego, że podpis złożony na danym dokumencie jest autentyczny. Podpis ten może być złożony w obecności notariusza lub wcześniej. Musi być on złożony środkiem trwałym, niemożliwym do usunięcia lub zmiany. W praktyce podpis u notariusza zazwyczaj składany jest długopisem. 

Poświadczenie podpisu u notariusza – jak przebiega? 

Procedura notarialnego poświadczania podpisu jest regulowana przepisami ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie

W celu uzyskania notarialnego poświadczenia podpisu należy przedstawić notariuszowi dokument tożsamości (dowód osobisty lub paszport, ewentualnie karta pobytu) osoby, która ten podpis składa. Potwierdzenie autentyczności podpisu polega na złożeniu podpisu na dokumencie w obecności notariusza albo złożenie go wcześniej. 

W zależności od sytuacji notariusz albo potwierdzi, że podpis złożony na dokumencie jest autentyczny i dokonany w jego obecności, albo poprosi nas o uznanie złożonego wcześniej podpisu za własnoręczny. 

Następnie przechodzi on do sporządzenia klauzuli poświadczeniowej. Co ważne, notariusz może poświadczyć podpis wyłącznie w obecności osoby go składającej. Nie ma możliwości zdalnego przejścia przez tę procedurę.

Co powinna zawierać klauzula poświadczeniowa? 

Jeśli procedura poświadczania podpisu u notariusza przebiegnie prawidłowo, powinien on zostawić na dokumencie następujące informacje:

  • data i miejsce stwierdzenia autentyczności podpisu,
  • oznaczenie kancelarii,
  • podpis notariusza,
  • pieczęć notariusza.

Na wniosek klienta notariusz obok daty poświadczenia autentyczności podpisu może umieścić również godzinę i minutę dokonania tej czynności.

Kiedy wymagany jest podpis notarialnie poświadczony? 

Najczęstszymi dokumentami, które wymagają notarialnego poświadczenia autentyczności podpisu są m.in.:

  • umowy dotyczące zbycia udziałów, 
  • umowy dotyczące zbycia lub wydzierżawienia przedsiębiorstwa,
  • umowy dotyczące ustanowienia użytkowania na przedsiębiorstwie,
  • dokumenty wymagające wpisu do księgi wieczystej

W praktyce jednak, ta czynność prawna stosowana jest również w przypadku umów sprzedaży pojazdów czy różnego rodzaju pełnomocnictw (np. do reprezentowania w urzędach). Podpis notarialnie poświadczony jest też często zawierany w prywatnych dokumentach zawierających oświadczenia o charakterze majątkowym. 

Notarialne poświadczenie podpisu a akt notarialny

Należy pamiętać, że poświadczenie własnoręczności podpisu na dokumencie nie niesie za sobą tych samych skutków co sporządzenie go w formie aktu notarialnego. Oznacza to, że takie poświadczenie nie zmienia charakteru dokumentu na urzędowy i nie zapewnia jego ochrony prawnej. Dokument zyskuje wyłącznie klauzulę poświadczeniową, której konsekwencją są dwie rzeczy:

  • domniemanie autentyczności podpisu,
  • domniemanie istnienia dokumentu w dacie poświadczenia. 

Aby dokument uzyskał moc urzędową, musi on natomiast zostać sporządzony w formie aktu notarialnego. 

Czy notariusz sprawdza treść dokumentu przed poświadczeniem podpisu?

Warto też pamiętać, że  kiedy zgłaszamy się do notariusza w celu uzyskania poświadczenia podpisu, do jego obowiązków nie należy sprawdzanie treści dokumentu pod kątem prawnym. Przyjęło się jednak, że przed poproszeniem o złożenie podpisu notariusz czyta pobieżnie treść dokumentu i zadaje klientowi pytanie dotyczące zrozumienia podpisywanej treści. 

Ile kosztuje podpis notarialnie poświadczony?

 

Koszty, z jakimi trzeba się liczyć chcąc uzyskać notarialne poświadczenie podpisu zostały wskazane w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej. Przedstawiają się one następująco:

  • na dokumentach, jeżeli przedmiot jest oznaczony sumą pieniężną – 1/10 maksymalnej stawki, jaka należałaby się, gdyby dokument sporządzono w formie aktu notarialnego, nie więcej jednak niż 300 złotych, 
  • na pełnomocnictwach i innych dokumentach – 20 złotych (za jeden podpis notarialnie poświadczony).

Pamiętajmy jednak, że do taksy notarialnej trzeba doliczyć podatek VAT w wysokości 23%. 

Podpis notarialnie poświadczony – podsumowanie 

Notarialne poświadczenie podpisu pod dokumentem niekiedy jest czynnością wymaganą przez polskie prawa. Warto natomiast skorzystać z niego także w przypadkach, kiedy nie jest to obligatoryjne. Pozwala to na zabezpieczenie się m.in. w sytuacji, gdy jedna ze stron transakcji wypiera się podpisania dokumentu. Do sporządzenia klauzuli poświadczeniowej uprawniony jest każdy notariusz. Jest to czynność łatwa, szybka i stosunkowo niedroga. Dlatego warto ją rozważyć chociażby w celu zabezpieczenia własnych interesów.

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.